Un progetto è un insieme di attività pianificate e coordinate con uno scopo specifico. Può essere un’attività temporanea con un inizio e una fine definiti, finalizzata a raggiungere un obiettivo o un risultato ben definito. I progetti possono variare notevolmente in termini di complessità, dimensione e settore di applicazione. Solitamente, un progetto coinvolge la gestione delle risorse, la pianificazione delle attività e il monitoraggio dei progressi per assicurare il raggiungimento degli obiettivi prefissati.

L’obiettivo di questo articolo è di dare alcuni consigli a chi deve gestire un progetto, e cercherò di farlo usando il meno possibile termini inglesi.

Premetto che non ho mai frequentato un vero corso di project management, ma mi baso sulla mia esperienza pratica.

Per gestire un progetto, la prima cosa da sapere è qual è il suo scopo. Chiamiamolo il “risultato” per evitare la parola Deliverable.

La seconda cosa è il tempo che abbiamo a disposizione, cioè le date di “inizio progetto” e di “fine progetto”.

La terza cosa è il budget che possiamo usare per realizzare il progetto.

Dopo aver definito questi elementi, possiamo iniziare a definire le macro attività e le sotto attività (WBS) che compongono il progetto.

Questa parte richiede esperienza e non ci sono scorciatoie. Bisogna essere in grado di “vedere e vivere” il progetto nella nostra mente, passo dopo passo.

Se il progetto riguarda ad esempio un cantiere di costruzione, dobbiamo considerare la cantierizzazione, gli ordini dei materiali, i tempi di consegna, le fasi di costruzione, le interferenze tra le lavorazioni, in alcuni casi, addirittura, considerare le stagioni estive e invernali ecc..

Per intenderci, una volta ho dovuto considerare anche il ramadam, perchè dovevo lavorare con una grande percentuale di maestranze mussulmane

Tornando al nostro progetto, dopo aver definito le macro attività e le sotto attività, possiamo aprire Microsoft Project e scrivere le WBS (macro e le sotto attività), sul diagramma di Gantt in ordine cronologico.

Il passo successivo è impostare la durata delle sotto attività e le “legature” tra le attività tramite il campo “predecessori”.

Per fare un esempio semplice, se l’attività 1 è costruire i muri e l’attività 2 è appendere i quadri al muro, l’attività 2 non potrà iniziare finché l’attività 1 non è finita. Oppure, se abbiamo poco tempo, l’attività 2 può iniziare quando l’attività 1 è già avviata ed in parte avanzata.

Dopo aver definito il nostro progetto su project, dobbiamo assegnare le risorse alle varie sotto attività restando attenti alla loro saturazione lavorativa.

Se il progetto riguarda una costruzione, le attività devono essere ovviamente affidate ai relativi professionisti qualificati (elettricisti, Idraulici, Muratori ecc..). Se invece il progetto è gestito da un nostro gruppo di lavoro, dobbiamo tenere conto delle competenze e delle motivazioni di ogni membro del gruppo.

Arrivati a questo punto, possiamo calcolare i costi e i tempi di consegna del progetto.

Microsoft Project, con un uso abbastanza avanzato, è in grado di calcolare e monitorare i costi di un progetto

Sul diagramma di Gantt, possiamo vedere, a questo punto, le attività disposte in ordine cronologico rappresentate con delle linee che indicano la loro durata su un calendario.

La data di inizio del progetto è fissata ed è probabilmente non modificabile, quindi dobbiamo confrontare la “lunghezza” del progetto con la data consegna. E quindi? Siamo in anticipo o in ritardo?

Se siamo in anticipo, conviene verificare bene tutti i passaggi e eventualmente aumentare i margini di sicurezza per ogni attività. Il mio consiglio è quello di non anticipare quasi mai una data promessa.

Se siamo in ritardo, dobbiamo rivedere attentamente tutti i passaggi e le stime. Se siamo sicuri, possiamo valutare di aggiungere più risorse e ridurre i tempi di ogni attività aumentando però i costi, oppure, sovrapporre alcune attività, facendo attenzione a non creare interferenze specie nel caso di cantieri di costruzione.

In pratica, osservando il Gantt, dobbiamo cercare di far rientrare tutte le linee delle attività tra la data di inizio e quella di fine. Se non è possibile, sia per questioni di tempo o di costi, è meglio comunicarlo subito per non deludere le aspettative.

Per gestire al meglio un progetto mediamente complesso, a mio parere, è sempre utile avere un Gantt, anche se il cliente non lo richiede.

Il Gantt è uno strumento che aiuta a pianificare e monitorare le attività di un progetto, mostrando in modo visivo la loro sequenza e durata su un calendario. Inoltre, segnala eventuali ritardi o anticipi rispetto alla programmazione iniziale.

Domanda: Potremmo paragonare un Gantt ad un navigatore che ci indica la strada da seguire per raggiungere la nostra meta? Secondo me sì.

Un’altra cosa da tenere ben presente è quella di non vedere il Gantt come uno strumento statico, (Tantissime volte ho visto dei Gantt appesi al muro a svolgere solo una funzione di arredamento professionale), ma bensì come uno strumento dinamico.

In un progetto che dura diversi mesi o addirittura anni, è infatti quasi impossibile prevedere tutti gli imprevisti che possono verificarsi. Avere esperienza non significa sapere tutto quello che può succedere ed è assolutamente normale aggiornare il Gantt “man mano” che il progetto procede (Gestione delle modifiche). Per tenerlo aggiornato e fruibile dobbiamo inserire le variabili dovute a situazioni impreviste o ripianificando le attività in ritardo. In fondo, come per un buon navigatore, se incontra una strada chiusa o con molto traffico, deve ricalcolare il percorso.

Nel caso di un progetto importante, è buona cosa e giusta, prevedere un format di reportistica per condividere con tutti (Stakeholder), gli avanzamenti del progetto in momenti prestabiliti (Milestone).

Non mi sono allungato volutamente sull’uso di project perchè l’articolo si sarebbe diluito in quei due o tre concetti fondamentali della gestione di un progetto. Se volete capire come usare Project, sono certo che troverete dei tutorial o dei corsi on line anche gratuiti.

In alternativa a Microsoft Project potete installare una versione open source scaricabile da qui

Volevo evitarlo ma sarebbe poco onesto da parte mia non citare alcune parole del linguaggio da project manager e quindi vediamo velocemente cosa si intende quando si parla di:

• Milestone – Indica importanti traguardi intermedi nello svolgimento del progetto.
• Deliverable – Indica la consegna del progetto
• Stakeholder – Sono tutte le persone o le organizzazioni coinvolte o interessate al progetto, compresi i clienti, i team di lavoro e altri interessati.
• Task – Le singole attività o compiti da completare all’interno del progetto.
• WBS – “Work Breakdown Structure”, che in italiano può essere tradotto come “Struttura di Scomposizione del Lavoro.”
• Time line – linea verticale che rappresenta nel Gantt la data nel tempo del progetto (in automatico è posizionata alla data odierna)

Alla fine di ogni progetto, una attività interessante da fare, sarebbe quella di analizzare i problemi e gli ostacoli affrontati durante il progetto che hanno messo a rischio il successo del progetto stesso. Questa analisi è soprattutto utile per non ripetere gli stessi errori o per trovare soluzioni già testate in progetti simili che si dovranno affrontare in futuro.

Passiamo a parlare ora di un’altra cosa importante a livello comunicativo nella gestione di un progetto e cioè della matrice RACI.

La matrice RACI è uno strumento di gestione utilizzato per assegnare ruoli e responsabilità all’interno di un progetto o di un processo. L’acronimo RACI sta per:

• Responsabile (R): La persona o il team responsabile dell’attività o della decisione. Questa persona è incaricata di compiere l’azione e di garantire che venga completata con successo.
• Accountable (A): La persona che è responsabile dell’attività nel suo complesso e che ne deve rispondere. Questa persona può essere coinvolta nelle decisioni e nell’approvazione dell’azione.
• Consultato (C): Le persone o i team che forniscono input o consulenza sull’attività, ma non sono direttamente responsabili dell’azione stessa.
• Informato (I): Le persone o i team che vengono informati sull’attività o sulla decisione, ma non hanno un coinvolgimento diretto o una responsabilità nella sua esecuzione.

La matrice RACI è uno strumento utile per migliorare la chiarezza delle responsabilità e dei ruoli all’interno di un progetto o di un processo, contribuendo ad evitare ambiguità e conflitti.

Anche se la tabella RACI di esempio mi da torto, il mio consiglio è quello di non assegnare mai più di un responsabile ad ogni distinta attività perchè il rischio è quello di creare solo della confusione.

Per concludere, mi permetto un consiglio un po’ … mio:

Se volete gestire al meglio un progetto, “trasportatevi” di uno o due mesi nel futuro (per questo un Gantt aiuta) e lavorate con lo stesso spirito dello “scopettatore” del Curling.

Se vuoi vedere un buon tutorial sul diagramma di Gantt ti consiglio questo video (clicca qui)