Pianificare la tua giornata è importante perché ti permette di gestire il tempo in modo più efficiente, di raggiungere i tuoi obiettivi e di ridurre lo stress. Alcuni dei benefici di pianificare la tua giornata sono:

• Sai dove vuoi andare e cosa devi fare per arrivarci
• Sgombri la mente dalle distrazioni e dai pensieri inutili
• Hai una visione più realistica della tua vita e delle tue priorità
• Ti concedi del tempo per te stesso e per le cose che ti piacciono

Per pianificare la tua giornata in modo efficace, puoi seguire questi passaggi:

• Stabilisci i tuoi obiettivi a lungo, medio e breve termine
• Usa la matrice di Eisenhower per classificare le tue attività in base all’urgenza e all’importanza
• Scrivi una lista di cose da fare per ogni giorno, settimana e mese
• Seleziona le attività più importanti e urgenti da fare per prime
• Pianifica le tue attività in slot di tempo, lasciando degli spazi vuoti per le emergenze e le pause
• Controlla i tuoi progressi e aggiusta il piano se necessario

Definizione degli obiettivi: Cosa funziona?

• Obiettivi realistici
• Tempistiche definite
• Persistenza
• Compiti brevi e semplici
• Costanza
• Focus

La matrice di Eisenhower

La matrice di Eisenhower è uno strumento di gestione del tempo che ti aiuta a organizzare e ad assegnare alle attività la giusta priorità in base all’urgenza e all’importanza. Il nome deriva dal presidente degli Stati Uniti Dwight D. Eisenhower, che la utilizzava per organizzare le sue attività quotidiane.

La matrice di Eisenhower consiste di quattro quadranti, ognuno dei quali rappresenta una categoria di attività:

• A – importante e urgente: questi incarichi hanno la massima priorità e devono essere portati a termine immediatamente, altrimenti gli obiettivi prefissati non vengono raggiunti.
• B – importante ma non urgente: anche questi compiti devono essere portati a termine al fine di poter raggiungere i propri obiettivi, ma la scadenza può essere leggermente posticipata.
• C – urgente ma non importante: questi task vanno chiusi tempestivamente, ma siccome hanno un’importanza minore secondo la matrice di Eisenhower possono essere delegati a qualcun altro.
• D – né importante né urgente: le mansioni che si trovano all’interno di questo quadrante chiudono l’elenco delle priorità, poiché per il raggiungimento degli obiettivi sono poco rilevanti o per niente e non devono quindi essere portati a termine con una particolare urgenza. Se rimane poco tempo, questi task possono essere lasciati incompiuti.

La matrice di Eisenhower ti aiuta a suddividere le tue attività in queste quattro categorie e a decidere come gestirle in modo efficiente. Potete creare la vostra matrice di Eisenhower con gli strumenti di gestione delle attività o con un semplice foglio di carta. L’importante è che vi siano chiari i vostri obiettivi e le loro priorità.

Per definire urgenza ed importanza, bisogna considerare due aspetti: il tempo e il valore.

• L’urgenza è la componente della priorità rispetto al tempo, cioè quanto una cosa deve essere fatta in fretta per non perdere l’occasione o per evitare conseguenze negative.
• L’importanza è la componente della priorità rispetto al valore, cioè quanto una cosa contribuisce al raggiungimento dei tuoi obiettivi o alla tua soddisfazione personale

Per spiegare meglio questo concetto con un esempio. Immaginate di avere quattro attività da svolgere:

• A1: Preparare una presentazione per il tuo capo entro domani
• A2: Studiare per un esame che hai tra due settimane
• A3: Rispondere a una e-mail di un cliente che ti chiede informazioni
• A4: Leggere un articolo che ti interessa

Ora, per definire l’urgenza e l’importanza di queste attività, devi chiederti due cose:

• Quanto tempo ho per fare questa attività? Questa domanda ti aiuta a valutare l’urgenza, cioè quanto una cosa deve essere fatta in fretta. Più il tempo è limitato, più l’attività è urgente.
• Quanto valore ha questa attività per i miei obiettivi o per la mia soddisfazione? Questa domanda ti aiuta a valutare l’importanza, cioè quanto una cosa contribuisce al raggiungimento dei tuoi obiettivi o alla tua soddisfazione personale. Più il valore è alto, più l’attività è importante.

Fermo restando che l’urgenza è un valore oggettivo definito dalle scadenze e l’importanza è un valore soggettivo dettato dai tuoi interessi personali, potremmo costruire la matrice di Eisenhower in questo modo:

Dividere obiettivi a breve, a medio ed a lungo termine

La matrice di Eisenhower dovrebbe aiutarvi alla costruzione di un vostro action plan personale o condivisibile con un gruppo di lavoro.

L’action plan può infatti essere giornaliero, settimanale, mensile o addirittura annuale.

Continuiamo l’esempio dei 4 obiettivi visti prima e ipotiziamo come obiettivo a breve termine: A1: Preparare una presentazione per il tuo capo entro domani.

Vediamo invece come obiettivo a lungo termine: A2: Studiare per un esame che hai tra due settimane

Penso che non ci siano dubbi sul dare priorità all’obiettivo A1. Ma cosa succede se alle ore 16:00 ho terminato?

Prendiamo in esame l’obiettivo A2: Se l’esame, che per noi è importante, richiedesse di studiare 10 capitoli di un libro.

Possiamo suddividere la task con lo studio di un capitolo al giorno?

Suddividere i progetti a lungo termine

Quanto tempo dedicare alle cose per noi importanti?

Se una cosa è per noi veramente importante, quanto tempo siamo disposti a dedicargli?

Vogliamo suddividere la nostra giornata in lavoro e interessi personali? Abbiamo interessi personali nell’ambito lavorativo per una crescita professionale? La domanda è: Se una cosa ci interessa, perchè non possiamo dedicargli più tempo e uscire dal concetto “orario di lavoro”?

Torniamo quindi al concetto di soggettività dell’importanza e ricordiamo la sua definizione:

L’importanza è la componente della priorità rispetto al valore, cioè quanto una cosa contribuisce al raggiungimento dei tuoi obiettivi o alla tua soddisfazione personale.

Se posso permettermi un parere, questo mondo ci sta schiacciando sempre di più con l’urgenza. Il mio consiglio è quello di tenere sempre, e difendere con i denti, anche un piccolo spazio quotidiano per l’importanza; qualunque essa sia.

Ma rientriamo nell’ambito lavorativo per non sconfinare in opinabili filosofie di vita:

Come accennato in precedenza, la pianificazione del tempo offre numerosi vantaggi nel contesto lavorativo. Ognuno ha un approccio unico alla gestione del tempo, pertanto è essenziale individuare ciò che funziona meglio per sé e minimizzare la tendenza alla procrastinazione.

Personalmente, da molti anni adotto un metodo che prevede l’utilizzo di un quaderno aperto sulla scrivania durante la giornata lavorativa, nel quale annoto i “buoni propositi del giorno”. Sebbene inizialmente possa elencare 5 punti, è frequente che alla fine della giornata ne abbia solo 3 completati, e 8 da spostare al giorno successivo. Nonostante ciò, questa pratica mi aiuta a mantenere la mente sgombra e a evitare dimenticanze.

La preferenza per un quaderno cartaceo rispetto ai numerosi strumenti digitali disponibili è intenzionale, poiché mi consente di avere l’elenco quotidiano sempre a portata di sguardo e di modificarlo in modo rapido e spartano anche durante una telefonata o una call.

Leggi anche l’articolo “La gestione di un progetto“